潛在客戶
每條諮詢進來就有分級、跟進日期和負責人，不會躺在某個人的收件匣裡。
- 新線索、已聯絡、已確認意向、已轉換、已流失，五個階段一眼看清
- A、B、C 分級自動決定下次跟進是 3 天、7 天還是 14 天後
- 官網表單透過 API 直接寫入，不用人手搬
- 轉為正式客戶時，歷史溝通原樣帶過去
系統功能從第一次諮詢，
從第一次諮詢，
到結案後的續簽提醒。
客戶資料只錄一次。之後的跟進、立案、合約、郵件、發票和到期提醒，都掛在同一份檔案下面。團隊裡誰開啟這個客戶，看到的都是同一份最新情況。
使用流程一個客戶在系統裡
一個客戶在系統裡
走過的七步。
下面是一位技術工人簽證客戶在 ACTRA 裡的完整路徑。每一步都有負責人和日期，不靠誰記在腦子裡。
- 01
諮詢進來
官網表單、IAA Trust 或電話諮詢，統一進入潛在客戶列表，記下來源。
- 02
跟進轉換
按 A、B、C 分級，系統自動排好 3 天、7 天、14 天後的跟進日期。
- 03
立案
談成後一鍵轉為正式客戶，之前的溝通記錄全部帶過去，同時建好案件資料夾。
- 04
材料與合約
按簽證類型生成材料清單；合約從範本自動填好，客戶在手機上就能簽署。
- 05
辦理與溝通
每封往來郵件自動歸到這個客戶名下，案件階段和期限排在時間軸上。
- 06
開票收款
從案件直接開出含 VAT 的發票，收款登記後客戶的付款狀態自動更新。
- 07
結案與續簽
簽證到期前 120 天，續簽提醒自己出現在負責人的任務裡。老客戶就這樣回來。
功能詳解九個模組，
九個模組，
共用一份客戶檔案。
獲客與客戶
從諮詢進來到長期維護，客戶的每一次聯絡都有記錄。
客戶與案件
按移民業務設計的客戶檔案。多本護照、簽證類型、英國地址都有專門的位置。
- 個人和企業客戶分開建檔
- 案件有主辦、協辦、類型、階段和關鍵期限
- 材料清單按服務類型自動生成
- 立案前先做利益衝突檢查
到期提醒
簽證、護照、跟進、案件階段的每個日期，系統都替您盯著。
- 簽證和護照最早提前 120 天提醒
- 跟進超期、階段超期自動以紅色標示
- 關鍵日期自動進入日曆
- 每天 18:00 給每位同事發一封當日摘要，合夥人另收全所彙總
檔案與溝通
材料、合約和郵件都按客戶歸檔，新同事接手也找得到。
文件管理
每位客戶一棵資料夾樹，每個案件一個資料夾，Word 和 Excel 在瀏覽器裡直接開啟。
- 客戶根目錄不可刪除，案件資料夾自動建立
- 整個資料夾拖進來，層級結構原樣保留
- 同一份檔案可以關聯到多個案件，不用重複上傳
- 三級存取權限，誤刪的檔案可以恢復
合約與線上簽署
合約從客戶檔案自動填好，客戶不用註冊帳號，開啟連結就能簽署。
- 範本裡用佔位符引用客戶和機構資訊
- 同一客戶的多份合約分版本儲存
- 手寫簽名落在範本指定的位置
- 也支援帶稽核證書的電子簽名，簽好的 PDF 自動回到案件裡
業務郵件
每位同事用自己的機構信箱發信，收發的每封郵件都歸到對應客戶名下。
- 送達、開啟、點選、退信，每封郵件都有記錄
- 客戶回信自動歸位到客戶、潛在客戶或案件
- 在系統裡直接檢視、篩選、回覆
- 同事離職，郵件記錄留在機構
財務、團隊與合規
收入、工時和每一次操作都有帳可查。
發票與收款
從案件直接開票，VAT 自動計算，應收款隨時看得到。
- 選好收款帳戶，列印成 PDF 發給客戶
- 登記收款後，客戶付款狀態自動更新
- 逾期未收的發票集中列出
- 機構收入和應收款即時彙總
工時與出勤
以 6 分鐘為一個單位記錄工時，每週每人的時間花在哪裡都清楚。
- 客戶服務記在案件上，行政事務單獨記錄
- 每週按人統計：客戶服務、潛在客戶跟進、行政三塊
- 上下班打卡，日、週、月出勤自動彙總
- 同事只看自己的資料，合夥人看全所
權限與稽核
誰能看什麼、誰能改什麼，分兩層設定。每一次修改都留下前後對比。
- 業務角色決定能看哪些客戶，系統角色決定能做哪些管理操作
- 每次修改記錄操作人、時間、IP 和瀏覽器
- 登入成功和失敗都有記錄
- 敏感欄位在稽核記錄裡自動遮蔽
這套系統已經在英國真實的移民業務中每天使用。
13 萬+份客戶文件在系統中管理
2,800+位客戶的完整檔案
按角色看每個人開啟系統，
每個人開啟系統，
先看到自己該做的事。
合夥人 / 機構負責人
早上看一眼儀表板：本月新增諮詢多少、轉換了幾個、還有多少錢沒收回來。每天傍晚收到全所摘要，不用一一問進度。
案件顧問 Caseworker
今天要跟進的客戶、快到期的簽證、等材料的案件，都在自己的任務列表裡。開啟客戶檔案，材料、合約和往來郵件都在一頁。
行政與前台
新諮詢錄入、分配給顧問、開發票、登記收款。客戶打電話來問進度，開啟檔案就能回答。
開通上線從看演示到正式使用，
從看演示到正式使用，
中間的事我們來做。
- 01
看演示
線上演示帳號自己先點一點，或者約我們一對一講解。
- 02
免費試用
14 天完整功能，不需要信用卡。
- 03
遷移資料
把現有的表格、Dropbox 或 Google Drive 資料交給我們，整理和匯入我們來做。
- 04
團隊培訓
按角色給團隊講一遍，合夥人、顧問、行政各看各的部分。
- 05
正式上線
開通後有固定的對接人，遇到問題直接找他。