潜在客户
每条咨询进来就有分级、跟进日期和负责人，不会躺在某个人的收件箱里。
- 新线索、已联系、已确认意向、已转化、已流失，五个阶段一眼看清
- A、B、C 分级自动决定下次跟进是 3 天、7 天还是 14 天后
- 官网表单通过接口直接写入，不用人手搬
- 转为正式客户时，历史沟通原样带过去
系统功能从第一次咨询，
从第一次咨询，
到结案后的续签提醒。
客户资料只录一次。之后的跟进、立案、合同、邮件、发票和到期提醒，都挂在同一份档案下面。团队里谁打开这个客户，看到的都是同一份最新情况。
使用流程一个客户在系统里
一个客户在系统里
走过的七步。
下面是一位技术工人签证客户在 ACTRA 里的完整路径。每一步都有负责人和日期，不靠谁记在脑子里。
- 01
咨询进来
官网表单、IAA Trust 或电话咨询，统一进入潜在客户列表，记下来源。
- 02
跟进转化
按 A、B、C 分级，系统自动排好 3 天、7 天、14 天后的跟进日期。
- 03
立案
谈成后一键转为正式客户，之前的沟通记录全部带过去，同时建好案件文件夹。
- 04
材料与合同
按签证类型生成材料清单；合同从模板自动填好，客户在手机上就能签。
- 05
办理与沟通
每封往来邮件自动归到这个客户名下，案件阶段和期限排在时间线上。
- 06
开票收款
从案件直接开出含 VAT 的发票，收款登记后客户的付款状态自动更新。
- 07
结案与续签
签证到期前 120 天，续签提醒自己出现在负责人的任务里。老客户就这样回来。
功能详解九个模块，
九个模块，
共用一份客户档案。
获客与客户
从咨询进来到长期维护，客户的每一次联系都有记录。
客户与案件
按移民业务设计的客户档案。多本护照、签证类型、英国地址都有专门的位置。
- 个人和企业客户分开建档
- 案件有主办、协办、类型、阶段和关键期限
- 材料清单按服务类型自动生成
- 立案前先做利益冲突检查
到期提醒
签证、护照、跟进、案件阶段的每个日期，系统都替您盯着。
- 签证和护照最早提前 120 天提醒
- 跟进超期、阶段超期自动标红
- 关键日期自动进入日历
- 每天 18:00 给每位同事发一封当日小结，合伙人另收全所汇总
文件与沟通
材料、合同和邮件都按客户归档，新同事接手也找得到。
文档管理
每位客户一棵文件夹树，每个案件一个文件夹，Word 和 Excel 在浏览器里直接打开。
- 客户根目录不可删除，案件文件夹自动创建
- 整个文件夹拖进来，层级结构原样保留
- 同一份文件可以关联到多个案件，不用重复上传
- 三级访问权限，误删的文件可以恢复
合同与在线签署
合同从客户档案自动填好，客户不用注册账号，打开链接就能签。
- 模板里用占位符引用客户和机构信息
- 同一客户的多份合同分版本保存
- 手写签名落在模板指定的位置
- 也支持带审计证书的电子签名，签好的 PDF 自动回到案件里
业务邮件
每位同事用自己的机构邮箱发信，收发的每封邮件都归到对应客户名下。
- 送达、打开、点击、退信，每封邮件都有记录
- 客户回信自动归位到客户、潜在客户或案件
- 在系统里直接查看、筛选、回复
- 同事离职，邮件记录留在机构
财务、团队与合规
收入、工时和每一次操作都有账可查。
发票与收款
从案件直接开票，VAT 自动计算，应收款随时看得到。
- 选好收款账户，打印成 PDF 发给客户
- 登记收款后，客户付款状态自动更新
- 逾期未收的发票集中列出
- 机构收入和应收款实时汇总
工时与考勤
以 6 分钟为一个单位记录工时，每周每人的时间花在哪里都清楚。
- 客户服务记在案件上，行政事务单独记录
- 每周按人统计：客户服务、潜在客户跟进、行政三块
- 上下班打卡，日、周、月考勤自动汇总
- 同事只看自己的数据，合伙人看全所
权限与审计
谁能看什么、谁能改什么，分两层设置。每一次修改都留下前后对比。
- 业务角色决定能看哪些客户，系统角色决定能做哪些管理操作
- 每次修改记录操作人、时间、IP 和浏览器
- 登录成功和失败都有记录
- 敏感字段在审计记录里自动遮蔽
这套系统已经在英国真实的移民业务中每天使用。
13 万+份客户文档在系统中管理
2,800+位客户的完整档案
按角色看每个人打开系统，
每个人打开系统，
先看到自己该做的事。
合伙人 / 机构负责人
早上看一眼仪表盘：本月新增咨询多少、转化了几个、还有多少钱没收回来。每天傍晚收到全所小结，不用挨个问进度。
案件顾问 Caseworker
今天要跟进的客户、快到期的签证、等材料的案件，都在自己的任务列表里。打开客户档案，材料、合同和往来邮件都在一页。
行政与前台
新咨询录入、分配给顾问、开发票、登记收款。客户打电话来问进度，打开档案就能回答。
开通上线从看演示到正式使用，
从看演示到正式使用，
中间的事我们来做。
- 01
看演示
在线演示账号自己先点一点，或者约我们一对一讲解。
- 02
免费试用
14 天完整功能，不需要信用卡。
- 03
迁移数据
把现有的表格、Dropbox 或 Google Drive 资料交给我们，整理和导入我们来做。
- 04
团队培训
按角色给团队讲一遍，合伙人、顾问、行政各看各的部分。
- 05
正式上线
开通后有固定的对接人，遇到问题直接找他。